Herbstakademie logoDie Auswahl geeigneter Schülerinnen und Schüler übernehmen die beteiligten Schulen. Sobald die Kursangebote feststehen, erfolgt eine Ausschreibung mit Darstellung der vorgesehenen Inhalte. Aus dem Inhalt der Ausschreibung sollte für potenzielle Teilnehmer erkennbar sein, ob der Kurs auch für Zehntklässler geeignet ist. Die nominierten Schüler wählen ein erstes und ein zweites Thema, für das sie sich bewerben. Die endgültige Zuordnung erfolgt durch das Organisationsteam.

Jede teilnehmende Schule benennt einen Schulkoordinator bzw. eine Schulkoordinatorin, der/ die die Kommunikation zum Organisationsteam sicherstellt. Eine Teilnehmerschule kann pro organisierten Kurs 8 bis 10 Teilnehmer/innen aus den Jahrgängen 10 – 12 entsenden. Darunter können einzelne (bis zu 10% des Kontingents) besonders geeignete Teilnehmer aus dem Jahrgang 10 benannt werden.

Die Teilnehmerschulen benennen darüber hinaus einen (ggf. mehrere) Moderator(en) zur Betreuung des betreffenden Kurses, dessen Inhalte er in Kooperation mit einem Partner der Universität bzw. Hochschule, ggf. auch der Industrie oder dem öffentlichen Leben) zusammenstellt. Das Organisationsteam hilft bei der Gewinnung dieser Fachleute, die zusammen mit der schulischen Betreuungsperson den Kurs leiten.
Damit die Ergebnisse der Kurse allen Teilnehmenden am Präsentationstag zugänglich gemacht werden können, sollte es höchstens 12 Kurse geben.

Sofern diese Zahl noch nicht überschritten ist, können in jedem Jahr jeweils mehrere "Gastschulen" durch die Organisation eines Kursangebots im o.g. Sinne den Status einer "Teilnehmerschule" für dieses Jahr erwerben. Unabhängig davon können Schulen, die nicht Teilnehmerschule sind, (als "Schnupperangebot") insgesamt bis zu drei Schüler nominieren.